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09/07/2003 | Información para el Buen Gobierno

De Nuestra Redacción

Un proyecto compartido del Banco Mundial e International Records Management Trust.

Gobierno Basado en la Evidencia Documental en la Era Electrónica.



 

Introducción

El Grupo Banco Mundial está enfrentando un problema global importante – la pérdida del control de los sistemas de administración documental y de los sistemas de información, especialmente en el entorno electrónico. Los documentos oficiales correctos deberían proveer la base para la reducción de la pobreza, las reglas de la ley, desarrollo económico y marcos de responsabilidad. Sin embargo, los sistemas para la creación, organización y preservación de información oficial confiable se han colapsado en varios países. Al mismo tiempo crecen los desafíos de la preservación de documentación auténtica generada electrónicamente. Esto afecta la capacidad de las instituciones del sector público, de ser responsables y transparentes y de mejorar los servicios que prestan a los ciudadanos, especialmente en los países más pobres.

Estos temas serán considerados en un proyecto quinquenal “Gobierno basado en la evidencia documental en la era electrónica”, iniciado por el Banco en sociedad con la IRMT(International Records Management Trust). Este proyecto involucra la coordinación de unared global de instituciones y organizaciones para apoyar los sistemas más modernos deadministración documental paralelamente con medidas para la mejora del manejo del sectorpúblico. Finalmente, el objetivo principal es enfocar la administración documental comopiedra angular de la agenda de desarrollo global.

Antecedentes

El proyecto se originó en una asociación de trabajo efectiva entre el Banco Mundial y el IRMT. Ya se han completado exitosamente otros tres proyectos conjuntos Banco/IRMT:

- Una reunión de trabajo, en forma de video-conferencia, sobre Administración de documentos corrientes, reducción de la pobreza y control de la corrupción, serealizó en Junio 2000. Funcionarios públicos de alto nivel de Ghana, Tanzania yUganda compartieron sus experiencias y preocupaciones con gerentes, personalsuperior y especialistas anti-corrupción del Banco Mundial. El InformationSolutions Group del Banco financió el proyecto.

- El proyecto Reuniones de Trabajo sobre Información para la Responsabilidad, terminado en Enero 2001, desarrolló una metodología sobre la importancia de la  evidencia documental bien administrada, para la educación de la sociedad civil y representantes del gobierno. Funcionarios públicos, administradores de documentos y miembros de la sociedad civil dirigieron las reuniones de trabajo en Tanzania y Ghana. El proyecto fue financiado por el World Bank Danish Trust Fund for Governance (Fundación Danesa para Gobierno del Banco Mundial).

- El proyecto De la contabilidad a la responsabilidad, completado en Marzo 2001, definió temas esenciales para la administración de documentos financieros y creó instrumentos para evaluar y vigilar la ejecución de los sistemas de guarda y mantenimiento de documentos. El proyecto fue financiado por el Banco Mundial infoDev Fund.

El presente proyecto se ejecutará en tres fases:

Todos los productos del proyecto estarán disponibles, a medida que se vayan desarrollando, en el sitio web a partir de Marzo 2002

(http://www.worldbank.org/evidence ).

Investigación y análisis

(Julio 2001 – Junio 2003)

Fase I

Estudios de Diagnóstico y

Herramientas de Evaluación

Estudios de casos para explorar los requerimientos de la administración de los documentos electrónicos y en papel; desarrollo de instrumentos para medir la calidad de los sistemas documentales e identificación de áreas inseguras.

Fase II

Foro Global

Formación para entrenadores regionales (Julio 2002)

Fase III

Formación de capacidad

Programa para facultar a un equipo-núcleo de entrenadores regionales para proveer entrenamiento a archivistas nacionales.

Entrenamiento de archivistas nacionales por entrenadores regionales (Agosto 2002)

Curso de una semana para archivistas nacionales sobre análisis costo-beneficio y planes estratégicos nacionales para la administración de documentos electrónicos.

Preparación de video conferencias con personal superior.

Video conferencias (Setiembre 2002 a Diciembre 2002)

Conferencias para facilitar la discusión de personal superior del campo de la administración pública, finanzas, leyes y administración documental sobre: Desafíos de

la administración de documentos en soporte papel/electrónico, requisitos, estrategias nacionales y posibles soluciones.

Desarrollo continuo de Capacidad

(Marzo 2003 a Junio

2006)

Programa global para desarrollar la capacidad necesaria para la administración de documentos electrónicos.

Grupos de discusión vía electrónica

Incluye ejercicio de consulta sobre administración documental en la era electrónica y como ésta afecta la administración pública, el manejo financiero y la reforma legal y judicial.

Fase I Estudios de Diagnóstico y Herramientas de Evaluación

En algunos países en vías de desarrollo, conjuntamente con el Banco Mundial, se están realizando estudios para explorar las necesidades, de la administración documental (soporte papel/electrónico) en relación con los tres núcleos de reforma: recursos humanos, financieros y legales y judiciales. Se están preparando casos de estudio y los resultados serán complementados con la discusión de requisitos por el foro global (ver más adelante). La información recogida servirá de base para desarrollar las herramientas que permitan medir la calidad de los sistemas documentales en relación con los requisitos funcionales y profesionales. Finalmente, toda esta información servirá para definir la estructura y el contenido de la construcción de la capacidad total en la administración de documentos electrónicos.

Fase II Foro Global

El Foro será un ejercicio de consulta, programado para establecer el nivel más amplio posible de la totalidad del programa. A través del uso de redes electrónicas y programas estructurados, funcionarios superiores y archivistas nacionales de países de habla inglesa, hispana y francesa serán invitados a explorar los temas involucrados en la administración documental, en el área informatizada, para cubrir los requisitos del sector público. Estos funcionarios serán invitados para evaluar soluciones existentes, identificar espacios vacíos en adiestramiento y considerar el camino a seguir.

Conferencia Electrónica

Se realizará una conferencia electrónica en tres idiomas, para cuatro grupos de profesionales, en las áreas de administración pública, manejo financiero, manejo legal y judicial, y administración de documentos. Trabajando con organizaciones relevantes como socios, se invitará al debate sobre la importancia de los documentos como evidencia, en relación a los objetivos globales de reducción de la pobreza y responsabilidad, en un medio documental informatizado. Se explorarán los éxitos, aspiraciones y dificultades prácticas. Se invitará a los administradores de documentos a comentar los desafíos que encuentran en la protección de éstos como evidencia legal, requerimiento esencial para el buen gobierno. Las discusiones se realizarán en el sitio web del proyecto, que estará conectado a los sitios web de los socios.

Entrenamiento para Entrenadores Regionales

Los entrenadores regionales serán capacitados para proveer entrenamiento profesional a archivistas nacionales que son los responsables de la administración de los documentos oficiales. Se prepararán materiales para este entrenamiento, incluyendo un análisis para la administración de los documentos electrónicos más importantes. Se entrenará a los funcionarios de alto nivel en políticas y planes estratégicos, y análisis costo/beneficio de la administración de los documentos electrónicos. Los entrenadores trabajarán en colaboración para adaptar y mejorar estos materiales. Al final del programa de entrenamiento, estarán capacitados para proveer entrenamiento a gerentes/directores de archivos nacionales y habrán acordado el programa, la logística y las metodologías de capacitación. Esta labor será un paso importante hacia la formación de una masa crítica de entrenadores requeridos en esta nueva área temática. El entrenamiento se proveerá inicialmente a entrenadores en países de habla inglesa, y puede ser extendido a países de habla hispana y francesa.

Entrenamiento para Archivistas Nacionales por Entrenadores Regionales

Los entrenadores regionales ofrecerán entrenamiento profesional a los archivistas nacionales para su preparación en la participación de video conferencias (ver más adelante).

Examinarán las estrategias de informatización vigentes en sus países, el impacto sobre la clase del registro oficial, y las experiencias de archivos nacionales que se han reposicionado en relación con el cambiante medio tecnológico. Trabajarán conjuntamente en la metodología para el análisis y posterior informe sobre los requisitos nacionales y los planes estratégicos. El entrenamiento será residencial, con video conexiones con Washington, Londres, u otros lugares. Inicialmente se proveerá el entrenamiento a archivistas nacionales de países de habla inglesa y se podrá extender a países de habla hispana y francesa.

Video Conferencias

Se invitará para participar en video conferencias al personal superior de las áreas de la reforma del sector público, reforma de la administración financiera, reforma legal y judicial, y administración documental. Desde estas diferentes perspectivas, discutirán de que manera su trabajo es afectado por el desafío de los documentos electrónicos en un medio ambiente que combina soporte papel y soporte electrónico. Las conferencias examinarán los puntos a ser considerados para el cambio hacia un ambiente electrónico, las implicancias para satisfacer los objetivos de desarrollo, y el enfoque estratégico requerido. Se realizarán por lo menos cinco video conferencias, cada una involucrando cinco países.

Fase III Desarrollo Continuo de Capacidad

Se necesitará entrenamiento intensivo en políticas, normas, procedimientos y prácticas requeridas para la administración documental electrónica, contextos nacionales y regionales.

Se desarrollarán materiales de entrenamiento que estarán disponibles sin costo, en forma de una serie de módulos que ilustrarán como la buena práctica apoya el gobierno, el desarrollo, y la memoria social a largo plazo. Se apoyará a los profesores y profesionales superiores para que se conviertan en expertos nacionales y regionales. El entrenamiento se lanzará por un período de tres años, y será un proceso continuo.

Asegurando la Sustentabilidad

El impacto del proyecto será maximizado a través de la colaboración con una red de socios para su desarrollo. A la fecha, trece organizaciones han acordado colaborar y la lista continuará creciendo. Estos socios incluyen las principales asociaciones profesionales de administración y gestión de información así como otros cuerpos relevantes. Se invitará a los socios a trabajar en colaboración para definir los temas a ser investigados y aconsejar sobre los productos y material de entrenamiento necesarios para construir la capacidad global. Se espera que esto ayude a asegurar que exista un compromiso global a largo plazo para el establecimiento de sistemas seguros de administración de documentos.

Socios Principales

Banco Mundial. Fundado en 1944, el Grupo Banco Mundial es la mayor fuente mundial de ayuda para el desarrollo. Colabora con agencias gubernamentales, organizaciones no-gubernamentales y el sector privado en más de 100 economías en vías de desarrollo, con el fin de formular estrategias de ayuda programadas para mejorar el nivel de vida y eliminar las peores formas de pobreza. Sus oficinas en 67 países proveen los proyectos del Banco, se relacionan con los gobiernos y sociedades civiles y trabajan para aumentar la comprensión de los temas de desarrollo. El Banco está especialmente equipado para combinar conocimiento trans-nacional con el profundo entendimiento de situaciones específicas en países clientes.

Su largo listado de apoyo a la reforma del sector público lo convierte en apropiado catalizador para el cambio en el manejo de información y registros.

International Record Management Trust (IRMT). Establecido en 1989 para desarrollar nuevas estrategias para la administración documental del sector público, el IRMT ha suministrado exitosamente soluciones prácticas a problemas de mantenimiento de documentos en más de 25 países, trabajando con una serie de instituciones del sector público, donantes internacionales, asociaciones profesionales, empresas consultoras, instituciones académicas y ONGs. El IRMT es una institución sin fines de lucro registrada en el Reino Unido, dirigida por un “board of trustees”. Su oficina de Londres maneja la entrega de una cartera de proyectos internacionales, mientras que un equipo consultor de más de 60 profesionales, provenientes de los sectores públicos y privado, y de instituciones académicas, le proporciona un rango único de experiencia internacional y capacidad especialista.

Socios Colaboradores

Los socios colaboradores son organizaciones que han estado trabajando con el Banco

Mundial en temas de administración documental o que han sido invitados a participar en la sociedad debido a sus roles en el desarrollo profesional global.

Asociación Internacional de Archivos Francófonos (AIAF): Fundada en 1989, esta organización estaba originalmente asociada con el Banco Internacional de Información sobre los Estados Francófonos (BIEF), asentado en Quebec. Luego se convirtió en órgano de la Agencia Intergubernamental de la Francofonía (AIF), asentada en París. La AIAF es una sociedad entre Túnez, Senegal, Canadá, Francia y Marruecos.

Association of Commonwealth Archivists and Records Managers (ACARM): Fundada en

1984, ACARM promueve el desarrollo profesional en el área de la documentación y administración de archivos a través del Commonwealth. La herencia común de sistemas legales y administrativos en el Commonwealth tiene un impacto directo sobre prácticas de guarda y archivo de documentos y provee una base para compartir nuevas estrategias y prácticas.

Association of Records Managers and Administrators (ARMA) Internacional: ARMA

Internacional es una asociación sin fines de lucro que nuclea a más de 10,000 profesionales de la gestión de la información en los Estados Unidos, Canadá y más de 30 países. Su misión es proveer educación, investigación, y oportunidades en red para profesionales de la información.

Commonwealth Association of Public Administration and Management (CAPAM): Fundada en 1994, la CAPAM está dedicada a construir redes a través del Commonwealth para intercambiar experiencias sobre el desarrollo e innovaciones en y la reforma de la administración pública. Tiene más de 1200 socios individuales en 80 países, con más de 80 miembros institucionales y 24 acuerdos de afiliación con cuerpos de administración pública.

Commonwealth Center for Electronic Governance (CCEG): Esta es una nueva organización sin fines de lucro estrechamente ligada al Commonwealth Secretariat´s General and Institutional Development Division. Trabaja en sociedad con otras organizaciones para desarrollar políticas y prácticas de gobierno electrónico que pueden ser compartidas internacionalmente, especialmente con países en desarrollo.

Commonwealth Secretariat: The Secretariat is the principal inter-governmental organization of the Commonwealth, implementing the decisions taken by its 54 member governments.

Established by Commonwealth Heads of Government in 1965, it is committed to supporting democracy and good governance, global consensus building and sustainable development.

Fundación Histórica Tavera: Establecida en 1996, el mayor objetivo de la Fundación es la preservación y difusión de la herencia documental y bibliográfica de América Latina, España y Portugal. Abrió, en Madrid, un centro de referencia para archivos y documentos históricos de América Latina.

International Council on Archives (ICA): Es una organización no-gubernamental con relación asociada a UNESCO, ICA fue fundado en 1948 y tiene más de 1,500 miembros en 175 países y territorios. Su misión es la promoción de los archivos a nivel mundial trabajando a través de ramas regionales, secciones y comités.

Banco Interamericano de Desarrollo (IADB): Esta es la institución de desarrollo multilateral regional más grande y antigua. Fue establecido en 1959 para ayudar en la aceleración del desarrollo económico y social de América Latina y el Caribe.

International Association of Supreme Audit Institutions (INTOSAI): Fundada en 1953

INTOSAI tiene como miembros a más de 170 Instituciones de Auditoría Suprema y trabaja a través de siete grupos de trabajo regionales para compartir información y experiencias y promover la responsabilidad pública.

International Centre for the Study of the Preservation and Restoration of Cultural Property (ICCROM): Es una organización intergubernamental constituida por 95 estados miembrosque fue fundada por UNESCO en 1956. Contribuye a la conservación y restauración de losbienes culturales a nivel mundial, iniciando, desarrollando, promoviendo y facilitandoproyectos de apoyo a la conservación y restauración.

International Institute of Administrative Sciences (IIAS): Establecido en 1930, el IIAS promueve la mejor operación de las organizaciones administrativas públicas en todos los niveles. Representada en 100 países en todas las regiones del mundo, conecta a quienes toman decisiones, practicantes, investigadores y especialistas que trabajan en las diferentes áreas de la ciencia administrativa.

Organization of American States (OAS): Created in 1948, the OAS is committed to strengthening peace and security, promoting representative democracy, ensuring the peaceful settlement of disputes among members, and promoting economic, social, and cultural development. It has 35 members and 47 permanent observers. It works in four official languages: Spanish, Portuguese, French, and English.

Public Policy Forum (PPF): Established in 1987, the PPF is a non-partisan, non-profit organization aimed at improving the quality of government in Canada. Its strength is its reputation as an independent, research-based organization and as a neutral ground where leaders from businesses, federal and provincial governments, the voluntary sector and the labour movement, can achieve an open and frank dialogue.

Society of American Archivists (SAA): Fundada en 1936, la SAA es la asociación nacional de archivistas profesionales más antigua y grande de Norte América. Brindando apoyo a las necesidades educacionales y de información de más de 3,400 miembros, la SAA posee el liderazgo para asegurar la identificación, preservación, y uso de documentos de valor histórico.

Transparencia Internacional (TI): TI es una organización no-gubernamental dedicada a aumentar la responsabilidad gubernamental y frenar la corrupción internacional y nacional.

Con capítulos nacionales en más de 77 países, trabaja para promover acuerdos inter-gubernamentales para luchar coordinadamente contra la corrupción y para asegurar que las organizaciones internacionales den alta prioridad a la detención de la corrupción.

The World Bank

1818H Street NW

Washington DC 20433

Tel: + 44 1 2020 473 2360 Fax: +1 202 614 0137

Email: amcalister@worldbank.org

Websites: www.worldbank.org/evidence

www.archives.worldbank.org

The International Records Management Trust

12 John Street

London WC1N 2EB

Tel: + 44 (0) 20 7831 4101 Fax: +44 (0) 20 7831 7404

Email: athurston@irmt.org  Website: www.irmt.org

Banco Mundial (Organismo Internacional)

 


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